Vous êtes dirigeant de votre entreprise et vous faites tout vous-même ? Vous vérifiez chaque décision, chaque livrable, chaque mail est important, etc. ? Pourtant, je suis certaine que quelque part, vous savez que ce n’est pas tenable. Et la plupart des managers et des dirigeants connaissent cette contradiction. Même si vous avez une équipe compétente autour de vous, déléguer certaines tâches demande un gros effort, parfois douloureux.
Pour être tout à fait honnête, si vous êtes dans ce cas de figure, vous savez sans doute aussi bien que moi que ce n’est pas un problème de compétence. C’est bien plus une question de confiance, que ce soit en vos collaborateurs, en la méthode que vous avez mise en place, ou dans le cadre que vous avez construit.
Heureusement, pour déléguer efficacement, vous n’avez pas à lâcher prise sur tout. Je vous fais un petit topo.
D’où vient la peur de déléguer ?
Rassurez-vous, la peur de déléguer ne vient pas d’un manque de leadership. Elle vient plutôt d’expériences passées, comme une mission mal exécutée, un projet raté parce que le collaborateur n’avait pas les compétences nécessaires, ou simplement l’habitude d’aller plus vite en étant seul.
Vous pensez que personne ne fera ça aussi bien que vous, que vous allez perdre le contrôle sur la qualité, que ce sera plus rapide si vous le faites vous-même, j’en passe et des meilleurs.
Et ces pensées sont humaines, légitimes même. Sauf qu’elles créent une spirale dont il est difficile de sortir, entre surcharge de travail, charge mentale explosive, prise de décisions dégradée, perte de recul stratégique, etc. Et à l’arrivée, vous vous retrouvez à travailler aux côtés d’une équipe sous-utilisée, peu autonome, et qui n’a jamais vraiment l’occasion de monter en compétences.
La moralité de cette histoire, c’est que le micro-management étouffe tout le monde, aussi bien vous que vos collaborateurs.
4 règles pour déléguer sans perdre le contrôle
Pour déléguer à votre équipe, vous pouvez suivre quatre règles qui vous guideront dans la bonne voie.
Règle n°1 : Choisir la bonne tâche à déléguer
Je vous donne peut-être l’impression d’enfoncer une porte ouverte, mais mon conseil est loin d’être anodin. En effet, toutes les missions ne se délèguent pas de la même façon. Vous devez donc commencer par identifier les tâches répétitives et opérationnelles, celles pour lesquelles vous n’avez plus vraiment de réelle valeur ajoutée. Ce sont elles que vous devez confier en premier à un collaborateur.
À ce stade, posez-vous cette question : est-ce que votre intervention sur cette tâche est vraiment nécessaire ou est-ce que vous le faites juste par habitude ?
Règle n°2 : Confier la tâche à la bonne personne
Là encore, vous vous dites peut-être que c’est évident, mais rappelez-vous que ça ne l’est pas pour tout le monde.
Déléguer efficacement commence par identifier les compétences de votre équipe. Les vraies compétences, j’entends. Ne vous contentez donc pas que du titre sur la fiche de poste ! Allez plus loin en observant les aptitudes réelles, les motivations, la disponibilité, etc. Si vous déléguez au premier venu, parce que vous estimez qu’il doit le faire et puis c’est tout, vous programmez votre échec sans même vous en rendre compte (et le sien, au passage).
Et si finalement vous vous rendez compte que personne en interne ne peut assumer la responsabilité de ce que vous voulez confier, c’est peut-être le signe qu’il faut investir dans une formation ou lancer un recrutement ciblé.
Règle n°3 : Poser un cadre clair dès le départ
C’est sur cette troisième règle que vous pourriez rater votre délégation. En effet, si vous confiez une mission sans expliquer le résultat attendu, les objectifs précis, les limites du périmètre, ou même les délais, vous vous tirez une balle dans le pied.
Croyez-moi, un bon brief, même s’il est court, peut complètement changer la donne. Il doit répondre à ces quatre questions :
- Quoi ?
- Pour quand ?
- Avec quelles ressources ?
- Quel résultat attendu ?
S’il n’y a pas de cadre, il n’y a pas d’autonomie possible.
Règle n°4 : Maintenir des points de suivi
Comme je le disais en introduction, déléguer ne veut pas dire que vous devez disparaître. Vous pouvez par exemple passer du contrôle de chaque tâche au contrôle du résultat. Sur cette base, mettez en place des points réguliers, courts et ciblés sur les indicateurs clés (et non sur les détails d’exécution). En général, je conseille un point hebdomadaire de 15 minutes au lieu de dix interruptions dans la journée.
L’essentiel est finalement de garder le contrôle sans brider l’autonomie de vos collaborateurs. Il n’y a que comme ça que vous construirez la confiance des deux côtés.
Qu’est-ce qu’une bonne délégation changera dans votre management ?
Quand la délégation fonctionne, les effets sont assez concrets et rapides.
En tant que dirigeant, vous retrouverez du temps pour les missions stratégiques. De même, votre équipe montera en compétences, en plus de gagner en autonomie et en engagement. Et puis, la communication s’améliorera parce que vous aurez pris l’habitude de clarifier vos objectifs et les responsabilités de chacun.
Mais surtout, votre entreprise ne reposera plus que sur une seule personne. Et ça, c’est un signal très fort, aussi bien pour vos collaborateurs que pour vos partenaires et la performance globale.
Passer d’un management centralisé à un leadership plus distribué est aussi ce qui permet aux dirigeants de retrouver du recul stratégique et de piloter leur projet avec de la hauteur.
En bref, déléguer sans perdre le contrôle demande de choisir les bonnes tâches, les bons collaborateurs, et de poser un cadre solide en maintenant des points de suivi intelligents. Dans les faits, la confiance ne se décrète pas, elle se construit mission après mission. Le leadership des managers et dirigeants qui réussissent à déléguer efficacement ne se mesure donc pas à ce qu’ils font eux-mêmes, mais à ce qu’ils permettent à leur équipe d’accomplir.
