Signature numérique ou signature électronique : comment ça marche ?
La signature électronique est devenue incontournable dans notre quotidien, pour des usages personnels ou professionnels. Depuis l’année 2000, le code civil indique qu’elle dispose en France du même niveau de validité que la signature manuscrite. La multiplication de nos équipements électroniques et le confinement, l’essor du travail à distance ont considérablement accéléré l’adoption de la signature électronique, aussi dénommée signature numérique ou e signature.
Plusieurs niveaux de signature électronique sont possibles, mais que ce soit pour les personnes physiques ou les personnes morales, elle est acceptable par les administrations, les tribunaux. L’utilisation de niveaux de sécurité avancés ou qualifiés permet de limiter les risques de contestation en cas de litige. Elle facilite également l’identification des signataires, garantit la valeur juridique de la signature et l’intégrité de l’acte. Elle fait donc acte de force probante.
Signature électronique (ou E signature), définition.
La signature électronique ou signature numérique, est définie au second alinéa de l’article 1367 du Code civil portant sur la signature :
“Lorsqu’elle est électronique, elle consiste en l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.”
Quels documents sont éligibles à la signature électronique ?
A quelques rares exceptions, tous les documents peuvent être signés électroniquement en France. La signature électronique s’applique à tous les métiers et tous les secteurs d’activité. Dans la gestion de votre entreprise, les contrats de travail, les devis, les bons de commande, les mandats de prélèvement, les procès-verbaux d’assemblée, les statuts, les pactes d’associés peuvent être signés électroniquement .
De nombreux actes authentiques et sous-seing privés peuvent également être signés via la signature électronique.
Par contre la signature électronique n’est pas valide pour deux catégories d’actes sous seing privés (article 1175 du Code Civil). Il s’agit des documents en lien avec le droit de la famille et concernant les successions, comme les testaments, les convention de PACS, les contrats de mariage, les conventions d’indivision,…
Certains actes de cautionnement sont également exclus de la signature numérique, par exemple les cautions solidaires à titre privé, les actes de nantissement…
Les avantages de la signature électronique
Le premier avantage est de se passer du papier et de l’imprimante ou du scanner. Plus besoin de se rendre à la boîte aux lettre pour déposer un document signé. La signature électronique permet un gain de temps et des économies de papier, de transport, d’équipements.
Le second avantage est particulièrement visible quand on est plusieurs à devoir signer un document électronique. Plutôt que d’envoyer par courrier postal, ou imprimer, signer, scanner et renvoyer par email les uns après les autres, ou encore de devoir de réunir à plusieurs pour signer le même document, la signature électronique permet de faire signer plusieurs personnes en parallèle et sans contrainte de présence.
Lorsque vous êtes plusieurs associés à devoir signer des documents électroniques comme les statuts ou un procès-verbal d’assemblée, c’est un gain de temps et de praticité indéniable par rapport au support papier.
Quels sont les 4 types de signatures électroniques ?
C’est le règlement eIDAS qui définit les différents niveaux de sécurité des solutions de signature électronique dans l’Union Européenne et les conditions techniques de mise en œuvre. On peut trouver 4 niveaux dans la norme technique, mais on regroupe généralement sous le même terme les deux types de signatures avancées. Voici le type de signature électronique qui vous est proposé :
Signature électronique simple
C’est l’usage du quotidien dans vos échanges professionnels, avec un faible niveau de vérification de l’identité signataire, pas de traçabilité des signatures et bien souvent l’absence de « scellement » du document, qui peut continuer à être modifié. Par exemple, vous pouvez signer ainsi vos devis, bons de commande, conventions de partenariat et les contrats à faible enjeux,…
Signature électronique avancée
Les documents électroniques concernés sont des actes juridiques cruciaux pour la vie de votre entreprise. Avec ce procédé l’étape d’identification et de traçabilité des signataires est renforcée, le document est scellé par un certificat qualifié, délivré par une autorité de certification.
Signature électronique qualifiée
Ce niveau est utilisée pour les documents à très fort enjeu juridique, notamment pour les actes authentiques, ou liés à l’identité de votre entreprise. L’identité du signataire est garantie et le document également scellé avec un certificat qualifié.
Comment signer électroniquement ? Comment faire une signature électronique ?
Pour une signature électronique simple vous pouvez utiliser vos logiciels bureautique comme Word ou Adobe Acrobat Reader. Vous ajoutez un dessin de votre signature dans le document, comme une signature manuscrite. Vous pouvez aussi vous rendre sur des plateformes en ligne gratuites comme SmallPDF, PDF2go qui vous permettent d’apposer votre signature après avoir chargé le document à signer. L’avantage des ces prestataires de service est de gérer plusieurs signataires mais ils ne disposent pas du certificat mentionné par le règlement eIDAS.
Pour une signature électronique avancée, cela passe nécessairement par une plateforme en ligne qui va envoyer des emails et des codes de sécurité à chaque signature. Chaque signataire recevra par voie électronique le lien vers le document à relire et signer, puis un code de vérification via son téléphone mobile généralement afin de garantir un niveau de sécurité. Le document sera scellé avec un certificat qui fera la preuve de son intégrité, et le document affichera généralement les dates, heures et identités des signataires.
De nombreuses plateformes et prestataires de services proposent la signature électronique avancée, sous forme de crédits ou d’abonnement : YouSign, DocuSign, GetAccept, Jesignexpert, VitalSign. Vérifiez que le certificat qui scelle le document est bien validé par le règlement eIDAS et qu’il garantit l’intégrité de l’acte. Si vous souhaitez un usage ponctuel de la signature numérique avancée, VitaSign permet de signer des documents à l’unité.
Pour une signature électronique qualifiée, il faut un support physique intégrant l’identité du signataire, à l’aide d’une clef électronique ou carte à puce nominative. Cela concerne plutôt les usages professionnels comme par exemple le dépôt de documents pour les marchés publics, ou les dépôts de documents vers les tribunaux de commerce.
Comment vérifier l’authenticité d’une signature électronique ?
A la création de votre société, que ce soit une SCI, une SAS ou SARL, par une personne physique ou une personne morale, les statuts de votre future société peuvent être signés électroniquement, avec un niveau simple ou avancé. Au lieu d’utiliser la signature manuscrite, Agence Juridique intègre ce type de solution et facilite votre signature ou celle de vos associés. La validité de la signature est garantie, tout comme l’intégrité de l’acte.
Lorsque vous modifiez la structure juridique de votre entreprise, les statuts modifiés et les procès-verbaux des décisions peuvent aussi être signés électroniquement. Ces documents sont acceptées par les centres des formalités des entreprises et par le service des enregistrements des impôts. Lors de son entrée en vigueur prévue le 1er janvier 2023, le Guichet Unique, qui sera la porte d’entrée des formalités des entreprises, va encore accélérer l’adoption de la signature électronique.
La signature électronique pour votre entreprise
Vous souhaitez créer ou modifier le statut de votre SCI, votre SAS, votre SARL ou votre EURL ? Agence Juridique vous propose, en plus de ses tarifs préférentiels, la signature au format électronique. Simple, rapide, écologique et juridiquement approuvée (comme le certifie le texte de l’article 1367 du code civil), elle vous fera gagner du temps et de l’efficacité.
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