Le notaire : son rôle et ses missions

Vente immobilière, donation, contrat de mariage : le notaire a un rôle important dans la vie des personnes et des entreprises. Garant de la légalité des actes juridiques, le notaire contribue à la sécurisation juridique des transactions conclues entre diverses personnes.

Quand faire appel à un notaire ? Quelles sont ses missions ? Comment trouver une étude ? Pour vous permettre d’y voir plus clair, Agence Juridique vous propose de faire le point sur le métier de notaire !

Qu’est-ce qu’un notaire ?

Définition historique

Lors des débats de la « loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat », le Conseiller Réal définissait le notaire en ces termes :
« A côté des fonctionnaires qui concilient et qui jugent les différends, la tranquillité appelle d’autres fonctionnaires, qui, conseils désintéressés des parties, aussi bien que rédacteurs impartiaux de leur volonté, leur faisant connaître toute l’étendue des obligations qu’elles contractent, rédigeant ces engagements avec clarté, leur donnant le caractère d’un acte authentique et la force d’un jugement en dernier ressort, perpétuant leur souvenir et conservant leur dépôt avec fidélité, empêchent les différends de naître entre les hommes de bonne foi et enlèvent aux hommes cupides avec l’espoir du succès, l’envie d’élever une injuste contestation. Ces conseils désintéressés, ces rédacteurs impartiaux, cette espèce de juges volontaires qui obligent irrévocablement les parties contractantes, sont les notaires. Cette institution est le notariat. ».

Définition

Un notaire est un professionnel du droit chargé de rédiger, de certifier et d’authentifier des actes juridiques. Le notaire a pour mission de garantir la sécurité juridique des actes qu’il rédige et de protéger les droits de ses clients en vérifiant la légalité des transactions qu’ils concluent.

Les notaires sont habilités à intervenir dans de nombreuses transactions juridiques, notamment la vente ou l’achat d’un bien immobilier, la rédaction d’un testament, la création d’une entreprise, la mise en place d’un contrat de mariage, etc. Ils peuvent également offrir des conseils juridiques à leurs clients et les aider à anticiper les conséquences fiscales et juridiques de leurs transactions.

Les notaires sont nommés directement par le Ministre de la Justice. Il s’agit donc d’officiers publics et ministériels, soumis à une déontologie stricte. L’État les charge d’une mission de service public (le service public de l’authenticité) et leur délègue pour cela de véritables prérogatives de puissance publique.

Bien qu’investi d’une parcelle de l’autorité publique, le notaire reste un professionnel indépendant qui exerce ses fonctions dans un cadre libéral. Rémunéré directement par ses clients (et non par le contribuable) via des « frais », le notaire assume lui-même la responsabilité économique de son étude.

Le statut du notaire est régi par l’ordonnance du 2 novembre 1945 relative au statut du notariat et le décret pris pour son application du 19 décembre 1945 avec l’ensemble des modifications qui y ont été apporté.

Rôle et missions : que fait un notaire ?

Les missions d’un notaire sont relativement variées. Garant de la sécurité juridique des actes qu’il rédige, il est notamment chargé des missions suivantes :

Authentification d’actes

Faire appel à un notaire permet de sécuriser les rapports juridiques entre les parties à un acte. Une fois l’acte juridique rédigé (souvent par le clerc de notaire), le notaire en garantit la validité juridique. Il lui confère alors un caractère d’authenticité.

Il vérifie la validité de certains éléments :

• Volonté des parties à l’acte
• Date
• Contenu de l’acte
• Absence de clauses illégales

En apposant son sceau ainsi que sa propre signature, le notaire constate officiellement la volonté des parties à l’acte. L’acte authentifié par notaire devient un acte « authentique ». Cette certification permet de donner une valeur juridique plus importante à l’acte. L’acte authentique présente en effet les caractéristiques suivantes :

• La date de signature fait foi : une fois l’acte authentifié, sa date est incontestable. En cas de litige, elle peut servir de preuve de la date de commencement d’un contrat.
• L’acte dispose d’une force probante importante : la signature par le notaire d’un acte confère à celui-ci une authenticité indéniable. En cas de litige, l’acte authentique représente le plus haut niveau de preuve recevable, au même titre que le jugement définitif. L’acte notarié fait foi jusqu’à inscription de faux en écriture publique de son origine (c’est à dire l’identité des parties), de son contenu (c’est-à-dire de l’accomplissement des formalités qu’il relate et de la volonté déclarée des parties), de sa date. Attention cependant : pour éviter les contestations fantaisistes, la procédure en écriture est une procédure lourde. Si la demande est infondée, le demandeur en faux peut être condamné à une lourde amende.
• L’acte dispose de la force exécutoire de plein-droit : tout comme une décision de justice, un acte authentique peut servir de base à l’exécution forcée de ses obligations par une des parties.

Conservation d’actes

Le notaire assure également la conservation des originaux des actes authentifiés (des « minutes« ). Il doit en assurer la consultation et la conservation pendant 75 ans (100 ans pour les actes qui concernent un mineur), après quoi les documents seront versés aux archive

Des copies de ces actes doivent également être délivrées. Il en existe deux sortes :

• Les « grosses« , des copies qui contiennent la formule exécutoire permettant leur mise à exécution forcée
• Les « expéditions« , qui sont de simples copies certifiées conformes à l’original

Bon à savoir : un notaire peut également être amené à authentifier des actes authentiques par voie électronique (AAE). La conservation de ces actes est assurée par le Conseil Supérieur du Notariat via le Minutier Central Électronique du Notariat (MICEN) auquel seul le notaire signataire a accès. À partir de cet espace, il pourra à tout instant récupérer l’acte et ses annexes et en délivrer des copies aux personnes concernées.

Conseil

Finalement, le notaire est avant tout un juriste, soit un professionnel du droit. Il est donc habilité à occuper un rôle de conseil juridique. Il offre ainsi des conseils juridiques à ses clients dans le cadre de leur projet de vie (acquisition d’un bien immobilier, création d’une entreprise, etc.) ou lors d’une situation difficile (succession, divorce, etc.

Bon à savoir : pour certains actes, le recours à un notaire est obligatoire. Si vous souhaitez par exemple contracter un contrat de mariage, une donation entre époux ou une donation-partage, il faudra nécessairement faire appel à ce juriste.

Quand intervient un notaire ? 

Lors d’une vente immobilière

Le notaire est souvent impliqué dans la vente d’un bien immobilier en tant que garant de la sécurité juridique de la transaction. Il est chargé de rédiger l’acte de vente et de s’assurer que toutes les formalités légales sont respectées.

Le notaire est également chargé d’enregistrer l’acte de vente au Service de publicité foncière dont dépend le bien, selon sa situation géographique, dans le mois de signature de l’acte. C’est cette publication qui rend l’acte opposable aux tiers, c’est-à-dire qu’il s’impose à tous, pas seulement à ses signataires.

Lors d’une succession

Le notaire est souvent sollicité pour régler les successions. Il peut être chargé de rédiger un testament, de procéder à l’ouverture de la succession, d’établir l’actif successoral, de répartir les biens entre les héritiers, et de réaliser les formalités fiscales et administratives.

Lors d’un divorce

Le notaire peut être appelé à intervenir lors d’un divorce pour dresser l’inventaire des biens communs, rédiger une convention de liquidation du régime matrimonial et/ou une convention de divorce par consentement mutuel.

Lors de la transmission d’une exploitation agricole

Le notaire peut être impliqué dans la transmission d’une exploitation agricole en rédigeant les actes de vente ou de donation, en informant les parties des conséquences fiscales de la transaction, et en aidant les parties à respecter les règles spécifiques applicables aux exploitations agricoles.

Quels sont les différents actes notariés ?

Certains actes doivent obligatoirement être rédigés par un officiel public, comme un notaire ou un officier d’état civil. On parle alors d’actes « authentiques ».

Le document est alors signé et scellé par le notaire. Les actes authentiques ont une valeur juridique élevée et sont considérés comme des preuves légales en cas de litige.

Il existe de nombreux types d’actes authentiques (plus de 140), chacun répondant à des conditions de forme, de rédaction et de contenu différentes. Ce type d’acte officiel peut en effet intervenir dans de nombreux domaines : droit de la famille, droit immobilier etc…

Par exemple :

• Le testament, par lequel une personne, appelée le testateur, exprime ses volontés concernant la disposition de ses biens après son décès.
• La donation : une personne, appelée le donateur, transfère de manière volontaire et irrévocable la propriété d’un bien (notamment les parts sociales ou actions détenues dans une société) ou d’une somme d’argent à une autre personne, appelée le donataire. détenues dans une société
• Le compromis de vente : une personne, le vendeur, s’engage à vendre un bien à une autre personne, l’acheteur, et l’acheteur s’engage à acheter ce bien sous certaines conditions.
• L’acte de vente d’un bien immobilier : un document officiel qui atteste de la vente d’un bien immobilier entre un vendeur et un acheteur.
• Le contrat de mariage, qui pose des règles concernant les biens des époux durant leur mariage. Le contrat régit alors le sort des biens en cas d’évènements comme la faillite, le décès d’un des époux, le divorce etc…

Bon à savoir : les couples souhaitant conclure un PACS doivent enregistrer une déclaration conjointe de PACS en s’adressant soit à un notaire, soit à un officier d’état civil en mairie.

Quelle est la différence entre un avocat et un notaire ? 

Bien que les deux professions relèvent du secteur du droit, les professions d’avocat et de notaire comportent de nombreuses différences. Il faut donc faire bien attention à ne pas les confondre.

Différence 1 : les missions

La mission principale d’un avocat est de conseiller et défendre les intérêts de ses clients en justice. Il est habilité à plaider devant les tribunaux et à assister ses clients lors de procès. L’avocat peut également rédiger des actes juridiques, mais cela ne constitue pas sa mission principale. Il est mandaté par ses clients pour les représenter et les aider à faire valoir leurs droits.

Un notaire, quant à lui, est un professionnel du droit qui a pour mission de rédiger, de certifier et d’authentifier des actes juridiques. Il a un rôle de conseil et intervient avant la conclusion d’un contrat pour en vérifier la légalité et la faisabilité. Le notaire est également chargé de la sécurité juridique des actes qu’il rédige et authentifie, en vérifiant notamment l’identité des parties et la conformité de l’acte aux règles juridiques en vigueur.

Différence 2 : la prise de position

Les notaires doivent nécessairement rester impartiaux. Ils œuvrent simultanément dans l’intérêt des deux parties à l’acte, et veillent à maintenir l’équilibre du contrat. On qualifie souvent les notaires de « magistrats de l’amiable » ou de « rédacteurs impartiaux ».

À l’inverse, le cœur de métier de l’avocat consiste en la prise de position et la défense des intérêts de son client uniquement.

Différence 3 : la qualité d’officier public

Le notaire est nommé par le Ministère de la Justice et délégataire de l’autorité publique. Il assure une mission de service public. Le sceau qu’il appose sur les actes authentifiés est une marque d’autorité publique.

Au contraire, l’avocat n’est pas officier public.

Attention : par exception, certaines catégories d’avocats sont officiers publics. Il s’agit des avocats près la Cour de cassation et le Conseil d’État.

Quelles sont les obligations du notaire en France ?

L’exercice de la profession de notaire est soumis à certaines règles déontologiques afin d’assurer aux clients un service de qualité. En tant qu’officier public et ministériel, le notaire est donc tenu d’adhérer à certaines valeurs. Parmi celles-ci, on trouve notamment :

Le secret professionnel

Il s’agit ici d’une obligation essentielle pour les notaires, qui doivent préserver la confidentialité des informations qui leurs sont confiées dans le cadre de leur fonction.

En vertu de cette obligation, le notaire est tenu de garder confidentielles toutes les informations dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions.

Le secret professionnel du notaire couvre toutes les informations dont il a connaissance dans le cadre de ses activités professionnelles, que ce soit lors de la rédaction d’actes notariés, de conseils donnés à ses clients, ou encore lors de négociations en cours.

Le notaire ne peut divulguer ces informations à quiconque, sauf dans les cas où la loi le permet ou l’oblige (procédure judiciaire ou administrative, demande des autorités fiscales ou douanières etc…).

En cas de non-respect du secret professionnel, le notaire concerné encourt des sanctions disciplinaires, comme l’avertissement, le blâme, l’interdiction d’exercer pendant une période ou la destitution (interdiction d’exercer définitive). Un notaire fautif s’expose également à devoir verser des dommages-intérêts à ses clients lésés.

La probité

Il s’agit ici d’une question d’éthique professionnelle. Elle implique que le notaire agisse avec honnêteté, intégrité et transparence dans l’exercice de ses fonctions. Ainsi, le notaire doit éviter tout conflit d’intérêts, toute fraude ou tout abus de confiance.

Bon à savoir : cela concerne également les agissements extra-professionnels du notaire.

Le devoir de conseil

Le notaire est également tenu d’un devoir de conseil. Cela signifie qu’il doit informer ses clients des différentes options qui s’offrent à eux ainsi que de l’étendue des obligations qu’elles contractent et les éventuels risques auxquels ils peuvent être confrontés. Il informe ses clients de toute information pertinente dont il a connaissance, qui pourrait influencer leur décision ou leur choix

Comment trouver une étude notariale ? 

Option 1 : Consulter l’annuaire sur le site du Conseil supérieur du Notariat

Le métier de notaire est réglementé. Tous les notaires sont obligatoirement inscrits auprès du Conseil supérieur du notariat. Pour trouver une étude notariale près de chez vous, n’hésitez donc pas à vous rapprocher de cette institution spécialisée :

• En contactant les instances notariales de votre région (recherche ici) la liste des études proches de chez vous
• En consultant l’annuaire du Conseil supérieur du Notariat, disponible ici, pour trouver facilement et gratuitement le notaire qu’il vous faut. Pour affiner votre recherche, vous pourrez notamment sélectionner la localisation, le nom de l’étude que vous cherchez ainsi que les langues parlées et d’autres critères (accès handicapé, ascenseur, parking). Une fois un expert sélectionné, cliquez sur son profil pour obtenir ses informations de contact (adresse email et numéro de téléphone).

Option 2 : Faire une recherche de proximité

Les notaires sont implantés sur tout le territoire français. Puisqu’ils remplissent une mission de service public, l’implantation des notaires fait l’objet d’une adaptation permanente sous le contrôle de la chancellerie, avec des zones d’installation libres (notamment dans les zones en déficit) et des zones d’installation contrôlées. L’objectif est d’assurer une bonne couverture du territoire en tenant compte des évolutions géographiques et démographiques. Il est donc fort probable qu’il existe une étude notariale près de chez vous.

Si vous cherchez une étude notariale de proximité dans votre quartier/ville ou celui de votre entreprise, munissez vous de votre smartphone, tablette ou ordinateur et entrez « notaire » ainsi que votre localisation.

Par exemple, la recherche « notaire Paris 14 » vous permettra de trouver les notaires situés dans le 14ème arrondissement de Paris.

Bon à savoir : si vous utilisez Google, vous obtiendrez également la localisation de l’étude sur une carte et pourrez obtenir un aperçu de votre itinéraire et temps de trajet. Des avis en ligne vous permettront également de vous faire une idée de la réputation de l’étude.

Option 3 : Demander conseil à votre réseau

N’hésitez-pas à faire appel à vos proches, collègues et amis : ces derniers pourront vous faire part de leur expérience personnelle avec tel ou tel notaire.