La domiciliation d’entreprise est une problématique courante des entrepreneurs démarrant leur activité, lors de l’accomplissement des formalités d’enregistrement et d’immatriculation au RCS de la société à créer. En effet, parmi les mentions statutaires impératives quel que soit le régime juridique choisi, figure le siège social constituant la domiciliation juridique et administrative de l’entreprise. L’entrepreneur se retrouve donc face à un choix : domicilier l’entreprise à son domicile personnel, dans des locaux professionnels ou faire appel à une jeune entreprise spécialisée dans la société de domiciliation.
De nombreuses sociétés de domiciliation proposent ainsi différentes formules ainsi qu’une gamme très large de services complémentaires. L’entrepreneur peut alors choisir entre une simple adresse professionnelle administrative (une simple boîte aux lettres en quelque sorte), et un service d’accueil voire de secrétariat incluant la gestion du courrier postal, ainsi que la mise à disposition de locaux et salles de réunion / bureaux équipés.
La domiciliation d’entreprise est de plus en plus utilisée en raison de ses atouts indéniables, mais qui ne doivent néanmoins pas occulter des inconvénients notables et qui nécessitent surtout de connaître les pièges potentiels de ce type de domiciliation dite commerciale. Le premier point à contrôler avant toute souscription d’un contrat de domiciliation étant l’inscription de la société domiciliataire au RCS pour son activité de domiciliation commerciale.
Prendre garde aux prestations souscrites ou optionnelles
Certaines sociétés proposent des formules dont le prix peut varier du simple au triple. Les raisons de ces écarts sont notamment la variété des prestations proposées. De sorte que certains tarifs d’appel sont généralement très compétitifs mais n’englobent pas toujours toutes les prestations de bases qui sont alors considérées comme optionnelles et facturées en supplément. Difficile dans ces circonstances d’y voir clair, et surtout de comparer les différentes offres sur le marché. Le premier piège à éviter est donc celui des offres incomplètes obligeant à la souscription de nombreuses options dites facultatives, mais qui pourtant ne le sont pas. Des options parfois surfacturées qui font rapidement grimper la note.
Simple mise à disposition d’une boîte postale et d’une adresse administrative, accueil téléphonique, secrétariat, gestion du courrier, mise à disposition de locaux, accueil de la clientèle… la gamme de services est très vaste. C’est pourquoi il est également impératif de bien définir ses besoins avant de chercher à souscrire un tel contrat de domiciliation.
Enfin, mieux vaut également porter un certain intérêt à son adresse de domiciliation. Une adresse prestigieuse est souvent marque de confiance et d’intérêt vis-à-vis de votre clientèle.
Les pièges liés à la gestion du courrier
De nombreuses sociétés de domiciliation pratiquent la ré-expédition du courrier vers l’adresse du siège social de la micro entreprise à domicile défini par le chef d’entreprise. Une prestation qui peut donner lieu à une facturation largement sous-estimée et piégeuse. En effet, chaque pli ou colis devant être ré-affranchi et remis au service postal en deuxième affranchissement, les frais cachés liés à la ré-expédition du courrier sont potentiellement importants. Il est donc primordial le cas échéant de veiller à ce que ces frais variables et difficiles à évaluer en amont avec précision.
Mieux vaut donc se méfier des tarifs accrocheurs et trop avantageux, qui masque généralement des options postales ou une ré-expédition à vos frais exclusifs. Vous pourriez ainsi avoir à payer l’ensemble des frais de 2e affranchissement et de remise aux services postaux. Une problématique qui est la même pour la gestion (réception/envoi) d’emails ou de messages vocaux lorsque cette prestation est également confiée à l’entreprise de domiciliation commerciale.
Les frais annexes du contrat de domiciliation
Comme tout contrat, la domiciliation peut comporter de nombreux frais pas forcément très transparents et apparents mais pour autant loin d’être négligeables. Il s’agit en particulier de deux types de frais : la caution à verser lors de la signature du contrat de domiciliation, et les frais de dossier éventuels. Des frais dits secondaires qui n’apparaissent généralement qu’en toute fin de document, ou en caractères peu apparents. Pourtant, ils peuvent facilement s’élever à quelques centaines d’euros, parfois plusieurs milliers d’euros. Des frais de dossier élevés ne sont cependant en rien un gage d’un meilleur niveau de prestation ou d’une domiciliation plus avantageuse. C’est pourquoi il vaut toujours mieux privilégier une société affichant des tarifs clairs et transparents y compris en ce qui concerne les frais dits « annexes » aux prestations principalement facturées, afin d’éviter de nombreuses mauvaises surprises potentielles par la suite.
Visiter les locaux avant toute signature
Les locaux proposés d’une entreprise de domiciliation commerciale à l’autre n’ont parfois rien à voir. Une première société peut proposer des locaux de standing et de taille appropriée permettant l’exercice de l’activité et notamment l’accueil de la clientèle dans les meilleures dispositions, tandis qu’une seconde ne louera qu’un bureau de 4m2 dans un open-space, offrant peu de confidentialité, de calme et de sérénité pour un espace de travail ou de coworking . Sans compter les locaux vétustes ou ne permettant pas d’accueillir la clientèle ou les partenaires d’affaires sans laisser une mauvaise image de votre société… Sachez que certaines entreprises de domiciliation proposent des prestations de haut niveau pour un montant forfaitaire guère plus élevé que la moyenne : rétro-projecteur, système de visioconférence, salle de réunion… Mieux vaut donc prendre le temps de visiter les locaux dans lesquels vous envisagez de domicilier votre activité, avant toute signature de contrat. Signer un contrat à l’aveugle en se basant sur une plaquette commerciale ou un site internet est donc très risqué, surtout si vous souhaitez disposer de véritables locaux sur place, et non uniquement une adresse administrative.
En tout état de cause, mieux vaut prendre son temps avant de domicilier son entreprise. Prendre le temps non seulement de définir clairement les besoins et attentes du service de domiciliation commerciale. Mais également prendre le temps de comparer les conditions tarifaires et contractuelles d’un prestataire à l’autre : les offres ne manquent pas, et à condition de parvenir à y voir clair notamment en matière de frais cachés, il sera possible de trouver une solution avantageuse et adaptée dans la grande majorité des cas. Une bonne préparation vous évitera ainsi bien des tracas, et vous évitera surtout de tomber dans les pièges de la domiciliation commerciale pour votre entreprise.
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