Tout créateur d’entreprise doit domicilier son entreprise, c’est-à-dire déterminer le siège social, lieu de location de l’entreprise. Il s’agit d’un élément constitutif de la société comme la dénomination sociale. La domiciliation du siège social est indispensable à l’immatriculation et à la création d’entreprise au Registre du commerce et des sociétés ou au Répertoire des métiers. Plusieurs possibilités de domiciliation existent.
Afin de déterminer le lieu de localisation du siège social adapté à votre projet entrepreneurial, faites le point sur la domiciliation d’entreprise, tant dans ses modalités que dans les formalités requises.
Domiciliation : siège social de l’entreprise
La domiciliation d’entreprise correspond au siège social de l’entreprise, il s’agit de l’adresse administrative, fiscale et juridique de l’entreprise. Le siège social de l’entreprise s’entend du lieu d’exercice du pouvoir et de prise de décisions des organes de direction de l’entreprise.
La domiciliation d’entreprise détermine la loi applicable, le lieu d’imposition, le tribunal compétent. L’adresse du siège social peut être différente de l’adresse d’exercice de l’activité. La domiciliation doit être mentionnée dans les statuts juridiques, et figurer sur tous les documents professionnels de l’entreprise : devis, factures, contrats, plaquettes commerciales….
La domiciliation d’entreprise, comme la justification de la jouissance du local utilisé, doit être spécifiée au Centre de formalités des entreprises lors de la création de la société. A défaut de domiciliation de la société, l’immatriculation de l’entreprise au Registre du commerce et des sociétés ou au Répertoire des métiers n’est pas possible.
La détermination du siège social dépend de chaque projet, des besoins ou attentes de l’entrepreneur, de l’activité exercée, du développement envisagé de l’entreprise…
Domiciliation au domicile du dirigeant de la société
Le siège social peut être fixé au domicile du représentant légal pour une période maximale de cinq ans à compter de l’immatriculation de la société, dans la limite de la durée légale ou contractuelle de l’occupation des lieux, et tant que des dispositions légales ou contractuelles ne s’y opposent pas (bail, règlement de copropriété, règles d’urbanisme…).
Si le dirigeant de l’entreprise change de domicile au cours de la période, le siège social peut être fixé au nouveau domicile pour le temps restant à courir.
La domiciliation d’entreprise au domicile du dirigeant ne change pas la destination du local, qui reste à usage d’habitation.
Le dirigeant doit informer le bailleur ou le syndic de copropriété de l’utilisation de son domicile personnel comme lieu de localisation du siège social de l’entreprise, et obtenir l’accord écrit du bailleur ou du syndic de copropriété s’il n’est pas propriétaire du local.
Domiciliation dans un local propre à l’entreprise
Le siège social peut être fixé dans un local propre à l’entreprise, dédié à l’exploitation de l’activité, et ce tant qu’aucune disposition légale ou contractuelle ne s’y oppose (bail, règlement de copropriété, règles d’urbanisme…). Le recours à un local spécifique s’impose pour certaines activités professionnelles : commerce de proximité recevant de la clientèle, garagistes, métiers de bouche, transporteurs, professions médicales…
L’entreprise peut être propriétaire, locataire ou occupant du lieu. En cas d’occupation ou de location du lieu, la société doit conclure un contrat avec le propriétaire, dont la nature varie selon l’activité exercée ou la situation de l’immeuble :
- un bail commercial, applicable pour toute activité commerciale, artisanale ou industrielle
- un bail professionnel pour toute activité libérale
- une convention d’occupation précaire, qui offre une jouissance précaire du lieu (en contrepartie d’un loyer souvent modique) en raison de circonstances exceptionnelles ou particulières, pour une durée déterminée dont le terme est indépendant de la volonté des parties (exemple : occupation d’un local dans l’attente de la démolition ou de la construction d’un immeuble)
- un bail de courte durée ou bail dérogatoire (au bail commercial), qui ne peut être conclu pour plus de trois ans, au-delà, si le locataire se maintient dans les lieux, le contrat devient un bail commercial
- un contrat de mise à disposition de locaux et de prestation de services, qui permet de louer un local « clé en mains » pour une courte durée (exemple : mise à disposition d’un local pour une boutique éphémère).
Domiciliation dans un local partagé
Le dirigeant peut domicilier une entreprise en ligne au sein d’un espace de travail partagé tel qu’un hôtel d’entreprises, une pépinière d’entreprises, un incubateur ou un espace de coworking.
Les espaces de travail mutualisés peuvent être utilisés pour une durée temporaire ou flexible : à l’année, au mois, à la semaine, par journée ponctuelle… Ils offrent un espace de travail équipé, comprenant des bureaux (individualisés ou en open-space), des salles de réunion, des salles de réception, un accès internet, des imprimantes, voire une cuisine aménagée, un espace de détente, une crèche…. Souvent, ils proposent des prestations complémentaires d’accompagnement individuel ou collectif aux entreprises résidentes en matière administrative, technique ou financière, mais aussi des événements (rencontres, conférences…) favorisant les échanges, les partenariats et le développement du réseau.
La société utilisatrice et la société exploitant l’espace partagé concluent un contrat, dont la nature diffère selon la vocation de l’espace mutualisé et les services proposés ou souscrits : contrat de mise à disposition de locaux et de prestation de services, convention d’utilisation de locaux, convention d’occupation précaire, bail de courte durée….
L’espace de travail partagé est particulièrement adapté aux porteurs de projets, créateurs ou pré-créateurs d’entreprises, travailleurs indépendants ou solo-entrepreneurs. Plus rarement, le siège social peut être fixé dans le local d’une autre entreprise, qui en a la jouissance. L’entreprise disposant du local doit conclure un contrat de domiciliation avec l’entreprise utilisatrice, et obtenir l’accord écrit du bailleur ou du syndic de copropriété si elle n’est pas propriétaire du local.
La domiciliation dans le local d’une autre entreprise est souvent utilisée par les sociétés mères et leurs filiales (dans ce cas, le contrat de domiciliation n’est pas nécessaire) ou par les entreprises qui travaillent en commun.
Domiciliation au sein d’une société de domiciliation
Le siège social peut être fixé au sein d’une société de domiciliation, qui doit être agréée par la préfecture du département du lieu de son implantation pour exercer l’activité de domiciliation d’entreprise, aussi dénommée domiciliation commerciale.
La société utilisatrice et la société de domiciliation doivent conclure un contrat de domiciliation d’une durée minimale de 3 mois renouvelable par tacite reconduction, selon lequel :
- la société de domiciliation s’engage à mettre à disposition de l’entreprise domiciliée des bureaux pour les réunions des organes de direction et de services pour la tenue et la consultation des documents légaux
- la société domiciliée s’engage à utiliser effectivement le lieu comme siège social.
La société de domiciliation est souvent située à une adresse prestigieuse.
Outre l’activité principale de domiciliation d’entreprise, la société de domiciliation peut proposer des prestations bureautiques telles que la gestion du courrier (réexpédition, numérisation, stockage dans un espace cloud dédié), le secrétariat téléphonique… Certaines d’entre elles proposent d’autres services complémentaires comme un accompagnement aux formalités juridiques liées à la création d’entreprise ou aux modifications de l’entreprise (transfert de siège social, changement de dirigeant, augmentation de capital…)
La domiciliation commerciale permet de conserver la même adresse quelque soit les changements de local utilisé pour exploiter ou gérer l’activité, pouvant intervenir dans la vie de l’entreprise.
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