Lors de la création d’entreprise, les entrepreneurs se retrouvent confrontés tout au long de la vie de l’entreprise, à sa création, durant sa vie, et à l’occasion de sa radiation, à de très nombreuses formalités à accomplir. Le dépôt des comptes annuels figure en bonne place parmi ces obligations. D’autant plus qu’il s’agit d’une obligation faite annuellement aux représentants légaux des entreprises civiles et commerciales, sauf exceptions.
Conduisant à la publication des comptes annuels, leur dépôt découle donc d’une obligation légale qui en cas de défaut peut conduire à des sanctions pénales sous la forme d’une amende maximale de 1500€. Des sanctions qui peuvent s’avérer bien plus élevées lorsqu’il est démontré que l’absence de dépôt vise en réalité à dissimuler aux yeux des tiers intéressés (en particulier les créanciers) les difficultés financières de la société. Obligation de dépôt et de publication des comptes annuels sont ainsi étroitement liés, et répondent à des règles spécifiques que nous abordons à travers cet article qui vous permettra de tout savoir sur le dépôt des comptes annuels.
En plus de vous accompagner pour créer une entreprise en ligne, Agence Juridique vous explique tout sur le dépôt de comptes annuels.
Dépôt de comptes et confidentialité
Quelles sont les sociétés soumises à l’obligation de dépôt des comptes annuels ?
La plus grande partie des sociétés se retrouvent dans l’obligation de déposer chaque année leurs comptes et bilans. Il s’agit de toutes les sociétés immatriculées au registre du commerce et des sociétés, donc à nature commerciale (donc pas les SCI en principe, à moins qu’elles ne soient soumises à l’impôt sur les sociétés du fait de leur caractère commercial).
On retrouve ainsi dans cette catégorie les statuts juridiques suivants:
- SARL (Société à responsabilité limitée) et leur variante unipersonnelle EURL
- Sociétés d’exercice libéral
- SNC dont la totalité des associés sont des personnes morales sous forme d’entreprises par actions
- plus largement toutes les formes de sociétés par actions (SA, SAS, SASU en particulier)
Cas particulier: Les sociétés de petite taille peuvent solliciter la confidentialité sur leurs comptes annuels en remplissant une déclaration de confidentialité.
Quelles entreprises peuvent bénéficier d’une confidentialité de leurs comptes ?
Ces seules sociétés sont habilitées à solliciter la confidentialité de leurs comptes, une confidentialité réduite au seul compte de résultat pour les petites entreprises (par opposition aux micro-entreprises). Sont ainsi considérées comme des micro-entreprises les sociétés dont 2 des 3 seuils suivants ne sont pas dépassés:
- Bilan total: 350 000€
- Chiffre d’affaires net: 700 000€
- Effectif: 10 salariés en moyenne sur la durée de l’exercice comptable
De leur côté, ces seuils passent respectivement à 4 millions, 8 millions et 50 salariés pour les sociétés catégorisées comme « petites entreprises ».
Modalités d’un dépôt de comptes annuels Quelles sont les composantes des comptes annuels ?
Lorsque l’on parle de l’obligation de dépôt des comptes annuels, encore faut il définir concrètement et précisément les pièces comptables soumises à cette obligation.
Sont ainsi concernés les documents suivants : les comptes sociaux d’exercice annuels (compte de résultat, bilan consolidé et annexes), le rapport du Conseil de surveillance (uniquement lorsque la société constitue une SA bien entendu), le rapport du commissaire aux comptes éventuel, la décision d’affectation des bénéfices figurant sur le dernier procès-verbal de l’assemblée des associés, et le rapport de gestion lorsque la société est cotée sur un marché réglementé.
Qui doit établir des comptes annuels ? Qu’en est-il de l’approbation des comptes annuels ?
A chaque fin d’exercice comptable, toute entreprise à la qualité commerçante a l’obligation importante de procéder à la tenue des comptes annuels. La présentation des comptes annuels ainsi que leur approbation se déroule lors de l’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes, qui se tient chaque année, réunissant tous les associés qui ont été informés des documents (inventaires, comptes annuels et rapport de gestion) préalablement mis à leur disposition par le gérant de la SCI/SARL ou le président de la SAS et dans les 6 mois suivant la date de clôture de l’exercice social.
Le délai de dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce
Pour se conformer à l’obligation de dépôt des comptes annuels, l’entreprise dispose d’un délai très précis. En effet, le dépôt doit être réalisé impérativement dans le mois suivant la tenue de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de l’exercice et validé l’affectation du résultat.
Où déposer les comptes annuels ?
Le dépôt peut être effectué soit directement auprès du greffe du tribunal de commerce, auquel il est affilié de par son siège social, soit par dépôt dématérialisé sur un coffre fort numérique, soit par courrier recommandé avec avis de réception. En contrepartie de l’accomplissement de la démarche de dépôt des comptes, une attestation de dépôt est transmis à l’entreprise, afin de lui permettre de démonter du bon accomplissement de cette démarche obligatoire. Attention à bien déposer les documents originaux, ou à défaut les faire certifier conforme par le représentant légal de la société
A noter: lorsque le dépôt des comptes est effectué par voie électronique, le délai est augmenté d’un à 2 mois. Un récépissé électronique est alors remis également à l’entreprise.
Se pose la question lorsque l’assemblée générale refuse d’approuver les comptes de la société. En pareil cas, la société n’est pas délivrée de son obligation de dépôt, mais ce dépôt ne concerne alors que la copie du procès-verbal d’assemblée générale.
La formalité de dépôt entraîne un coût d’enregistrement au BODACC d’environ 48 euros, sachant qu’en cas de dépôt complémentaire visant à compléter le dépôt initial, ces droits d’enregistrement devront être à nouveau réglés.
Les sanctions d’une absence de publication des comptes annuels
Toute entreprise qui ne se conforme pas à son obligation de déposer annuellement les comptes peut se voir infliger des sanctions. Des sanctions pénales pouvant atteindre 1500€.
Ces sanctions sont néanmoins précédées dans tous les cas d’une mise en demeure sous astreinte de déposer les comptes dans un délai limité. Par ailleurs, notez que le montant de la sanction infligée à la société peut être doublé en cas de récidive.
A noter: les sociétés appartenant à une société holding, les sociétés de crédit, les sociétés d’assurance ou de réassurance ainsi que les sociétés cotées sur un marché réglementé ne peuvent bénéficier de la confidentialité sur leurs comptes, ce quelle que soit leur taille.
Pourquoi une telle rigidité dans le dépôt des comptes annuels ? Simplement parce qu’il s’agit de la source d’information la plus fiable et précise sur l’état de santé d’une société. Il est dès lors indispensable de permettre aux tiers intéressés de consulter ce type d’éléments avant toute relation contractuelle avec ladite société. D’où également l’existence de sanctions applicables aux sociétés refusant de jouer le jeu de la transparence, faisant peser un risque à de potentiels clients ou investisseurs incapable de se renseigner utilement sur la situation financière d’une société.
